Escribirle a un cliente desde una cuenta gratuita con el nombre del negocio en el usuario es de esas cosas que funcionan hasta que dejan de funcionar. Y el momento en que dejan de funcionar no es cuando un cliente lo nota: es cuando esa persona se va.
Las tres razones, en orden de peso
- Control. Una cuenta con tu dominio la administras tú: la creas, le cambias la clave, la cierras y recuperas el histórico cuando la persona sale. Una cuenta gratuita personal es de esa persona, legalmente y en la práctica.
- Continuidad. Si el correo de contacto de tu negocio es la cuenta personal de un empleado, el día que se va pierdes conversaciones, cotizaciones y el hilo con clientes.
- Credibilidad. Existe y cuenta, pero es la menos importante de las tres. La mencionan siempre porque es la fácil de explicar.
Qué necesitas
- Un dominio a nombre de tu empresa. Si ya tienes página web, ya lo tienes. Verifica que esté registrado a tu nombre y no al de quien te hizo el sitio.
- Un servicio de correo. Las dos opciones habituales son las suites de Google y de Microsoft, que ya comparamos. Muchos planes de hosting incluyen correo, y para volúmenes pequeños puede bastar.
- Acceso a los DNS del dominio, que es donde vas a hacer los cambios.
El trámite, en orden
- Verifica el dominio en el servicio que elegiste. Te va a pedir agregar un registro de verificación en los DNS.
- Cambia los registros MX a los que te indique el proveedor. Esos registros son los que dicen a dónde va el correo dirigido a tu dominio.
- Crea las cuentas. Usa nombres de función para lo institucional —contacto, ventas, facturacion— y nombre propio para las personas.
- Configura SPF, DKIM y DMARC. Es el paso del que hablo abajo y el que decide si tus correos llegan.
- Migra el correo viejo si hay historial que conservar. Las dos suites tienen herramientas para importarlo.
- Avisa el cambio a clientes y proveedores, y deja un reenvío desde la cuenta vieja durante unos meses.
Los tres registros que casi nadie configuraSPF declara qué servidores pueden enviar correo en nombre de tu dominio. DKIM firma tus mensajes para que el receptor compruebe que no fueron alterados. DMARC le dice al receptor qué hacer con los correos que no pasan las dos anteriores. Sin ellos pasan dos cosas: tus correos legítimos caen en spam, y cualquiera puede enviar mensajes que parezcan venir de tu dominio. Eso último es exactamente el punto de partida del fraude por suplantación.
Cómo organizar las cuentas
| Tipo | Ejemplo | Por qué |
|---|---|---|
| De función | contacto@ · ventas@ · facturacion@ | Sobreviven a la rotación. Nunca las pongas a nombre de una persona. |
| De persona | nombre@ | Para el trato directo, que es lo que la gente prefiere. |
| Alias, no cuentas | soporte@ que llega a dos personas | No pagues una licencia por cada dirección: usa alias o grupos. |
| Cuenta de administración | Separada y con llave física | Es la que controla todas las demás. |
Protege la cuenta de administración como al dineroQuien controla el correo del dominio puede recuperar la contraseña de casi cualquier otro servicio de la empresa. Esa cuenta va con segundo factor fuerte, idealmente llave física, y con al menos dos personas que puedan acceder. Lo desarrollé aquí.
Herramientas gratis para esto
- Consultar DNS: después de configurar el correo, comprueba que los registros MX, SPF y DMARC de tu dominio quedaron publicados y si el cambio ya se propagó.
Preguntas frecuentes
¿Se cae mi página web mientras hago esto?
No. Los registros del correo y los de la web son distintos. Mientras no toques el registro que apunta al sitio, la página sigue igual. Aun así, haz el cambio un día tranquilo y no un viernes.
¿Cuánto tarda en funcionar?
Los cambios de DNS tardan en propagarse: de minutos a varias horas según la configuración. Durante ese rato puede haber correo llegando al servicio viejo y al nuevo. Por eso conviene no desconectar el anterior el mismo día.
¿Me sirve el correo que incluye mi hosting?
Para volúmenes pequeños puede alcanzar y es lo más barato. Sus límites suelen aparecer en espacio, en la calidad del webmail y en la entregabilidad. Si tu operación depende del correo, una suite dedicada da menos dolores de cabeza.
¿Qué hago con la cuenta gratuita que usábamos?
Déjala viva unos meses con reenvío automático y una respuesta indicando la nueva dirección. Y exporta su contenido antes de cerrarla: si es personal de alguien, ese histórico se va con esa persona.
La conclusión, sin rodeos
Es una tarde de trabajo y resuelve un riesgo real: que el correo de tu negocio le pertenezca a una persona y no a la empresa. Haz los MX, crea cuentas de función, y no te saltes SPF, DKIM y DMARC, que es la mitad del beneficio.
¿Tu correo de empresa sigue siendo una cuenta gratuita?
Cuéntame dónde tienes el dominio y te guío en el cambio sin que se caiga nada. Respondo personalmente.
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