He visto más empresas quedarse en un software que odian por miedo a perder la información que por el precio. El miedo es razonable, pero está mal dirigido: lo que casi nadie te explica es que no vas a llevarte todo, que eso es normal, y que hay una forma de hacerlo en la que no pierdes nada importante.
Este artículo es el mapa que me habría gustado tener la primera vez. Uso como ejemplo la ruta Siigo → Alegra porque ambos publican documentación concreta, pero la lógica aplica a cualquier combinación.
Primero: tu información no es una sola cosa
Aquí está el error de origen. La gente dice «migrar mis datos» como si fuera un bloque. No lo es. Son tres capas con destinos muy distintos, y confundirlas es lo que convierte una migración de dos semanas en una de seis meses.
Qué sale de tu sistema actual
Antes de mirar a dónde vas, mira qué puedes sacar. En el caso de Siigo, su portal de clientes documenta un proceso de intercambio de datos con opción de exportar movimiento contable, terceros y catálogo de cuentas, en formato Excel, texto o el formato propio de movimiento contable, con filtros por campos y por rangos de fecha o documento.
Eso es más de lo que la mayoría cree. El problema no suele ser sacar: es meter.
Qué entra en el sistema nuevo, y con qué límites
Aquí es donde la migración se vuelve concreta. La guía oficial de Alegra para migrar desde Siigo documenta cuatro bloques, y conviene leer los límites con atención:
- Contactos. Excel, hasta 1.000 contactos por archivo. Nombre o razón social y NIT son obligatorios.
- Inventario. Excel, hasta 3.000 productos por archivo. Si el producto es inventariable se exigen además costo unitario y cantidad inicial.
- Catálogo de cuentas. Excel, hasta 2.300 cuentas por archivo.
- Facturas electrónicas. Desde los XML, creando una factura por archivo. El sistema lee el XML y llena los campos, pero el proceso es documento a documento.
Este es el dato que nadie te daLas facturas se cargan una por una. Si tienes tres años de facturación, no existe un botón que las traiga. Cualquiera que te prometa «migramos todo tu histórico» o te va a cobrar un proyecto de desarrollo, o te va a entregar algo que no es lo que crees. Pregunta exactamente qué significa «todo».
Un detalle más de la misma guía, fácil de pasar por alto: los saldos de las cuentas no entran en la importación del catálogo. Se asignan después, en un paso separado. Presupuesta ese paso.
Los límites por archivo cambian con el tiempo y varían entre proveedores. Verifica los vigentes en la documentación oficial el día que vayas a hacerlo, no el día que lo leíste aquí.
La regla que evita el 90% del dolor: corta en el cierre
Migra saldos iniciales, no historia. Cierras el periodo en el sistema viejo, sacas el balance, y ese balance entra en el nuevo como punto de partida. El histórico se queda donde está y lo consultas allí cuando lo necesites.
Hacer el corte en cierre de año fiscal es lo más limpio, pero un cierre de mes también funciona si no puedes esperar. Lo que no funciona es cortar a mitad de un periodo con documentos a medio camino.
Antes de cancelar el servicio viejoExporta todo lo que el sistema te deje exportar —movimiento, terceros, catálogo— y descarga los XML de tus facturas electrónicas. Guárdalo con tus copias de seguridad, no en el escritorio de alguien. Si nunca has organizado esas copias, la regla 3-2-1 es el estándar mínimo. Y antes de dar de baja la cuenta, pregunta si existe un modo de solo consulta y cuánto cuesta: casi siempre es más barato que rescatar la información después.
El orden correcto, paso a paso
- Decide la fecha de corte y congélala. Todo el plan depende de ella.
- Exporta todo del sistema viejo, aunque no lo vayas a importar. Es tu respaldo y tu fuente de verdad si algo no cuadra.
- Limpia los maestros en Excel, no en ninguno de los dos sistemas. Terceros duplicados, NIT sin dígito de verificación, productos que ya no vendes. Una migración es la única oportunidad barata de botar basura.
- Importa el catálogo de cuentas primero. Todo lo demás cuelga de él.
- Importa terceros, partiendo el archivo si superas el límite.
- Importa productos con sus costos y cantidades iniciales.
- Carga los saldos iniciales: cartera, proveedores, inventario, activos, bancos.
- Cuadra contra el balance de corte. Si no cuadra al peso, no sigas. Este es el punto donde se decide si la migración salió bien.
- Opera en paralelo un mes. Emite en el nuevo y verifica contra el viejo. Es trabajo doble durante cuatro semanas, y es el seguro más barato que vas a pagar.
Qué esperar de cada bloque de datos
| Bloque | ¿Se migra? | Formato típico | Trabajo manual |
|---|---|---|---|
| Catálogo de cuentas | Sí, completo | Excel | Bajo |
| Terceros | Sí, completo | Excel | Bajo, si están limpios |
| Productos | Sí, completo | Excel | Medio: costos y cantidades |
| Saldos iniciales | Sí, en paso aparte | Excel o digitación | Medio a alto |
| Facturas emitidas | Una por una | XML | Alto |
| Movimiento histórico | En la práctica, no | — | Se consulta en el sistema viejo |
Cinco errores que salen caros
- Cancelar el servicio viejo el mismo día del corte. Vas a necesitarlo. Déjalo vivo al menos hasta el siguiente cierre.
- Migrar la basura. Si arrastras 4.000 terceros de los que usas 300, acabas de heredar el problema.
- Confiar en que el importador valida. No valida contra tu contabilidad, solo contra su formato. Cuadrar es tarea tuya.
- No probar con un archivo pequeño. Importa veinte registros primero. Corregir veinte es gratis; corregir dos mil, no.
- Hacerlo en temporada alta. Nunca migres en el mes de más facturación ni en plena declaración.
Preguntas frecuentes
¿Puedo migrar todo mi histórico de facturas al nuevo sistema?
En la práctica, no de forma masiva. La guía oficial de Alegra para migrar desde Siigo describe la carga de facturas creando un documento por cada archivo XML. Lo razonable es migrar saldos y conservar el histórico consultable en el sistema anterior.
¿Cuánto tiempo toma una migración?
La importación en sí son horas. Lo que toma tiempo es limpiar los maestros y cuadrar los saldos contra el balance de corte. Para una empresa pequeña con datos ordenados, una o dos semanas más el mes en paralelo es una expectativa sensata.
¿Tengo que conservar el software anterior por temas fiscales?
Lo que debes conservar es la información y poder presentarla si te la piden, no necesariamente la licencia. Por eso el paso de exportar todo y guardarlo con tus copias de seguridad no es opcional. Consulta a tu contador los plazos que te aplican antes de dar de baja nada.
¿Y si supero los límites por archivo?
Se parte el archivo. Los límites documentados por Alegra son de 1.000 contactos, 3.000 productos y 2.300 cuentas por archivo, así que una base grande simplemente se sube en varios lotes. Numera los archivos y lleva control de cuál subiste.
¿Conviene pagar el servicio de migración del proveedor?
Depende de una sola pregunta: ¿quién limpia los maestros? Si el servicio incluye la limpieza y el cuadre contra tu balance, suele valer la pena. Si solo sube los archivos que tú prepares, estás pagando por la parte fácil. Pídelo por escrito antes de contratar.
La conclusión, sin rodeos
Cambiar de software contable no es peligroso. Lo peligroso es intentar mudarte con todo a cuestas. Migra los maestros, carga los saldos al corte, deja la historia donde está y opera un mes en paralelo. Si haces eso, lo peor que te puede pasar es perder tiempo, no información.
Y si la razón por la que quieres cambiarte es la facturación electrónica, antes revisa qué camino te sirve para facturar: a veces el problema no era el software contable.
¿Estás pensando en cambiarte y no sabes por dónde empezar?
Cuéntame de qué sistema vienes y a cuál vas. Te digo qué se lleva y qué se queda. Respondo personalmente.
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