La mayoría de la gente que «hace copias» en realidad arrastra carpetas a un disco externo cada tanto, cuando se acuerda. Eso no es un sistema: es un ritual. Y falla justo el mes que se te olvidó.
La buena noticia es que los dos sistemas operativos traen de fábrica una herramienta que hace el trabajo sola. Configurarla toma quince minutos. Lo que sigue es cómo hacerlo bien y, sobre todo, cómo comprobar que sirve.
Antes de tocar nada: qué vas a respaldar
No respaldes «todo el computador». El sistema operativo y los programas se reinstalan; lo que no se recupera es tu información. Haz una lista corta y concreta:
- Documentos, hojas de cálculo y presentaciones
- Fotos y videos
- La carpeta donde tu software contable guarda su base de datos — búscala, porque casi nunca está en Documentos
- Los XML de tus facturas electrónicas
- Escritorio y Descargas, donde todo el mundo deja cosas importantes «por un rato»
Windows: Historial de archivos
Viene incluido y guarda versiones anteriores de tus archivos, no solo la última. Eso importa más de lo que parece: si un archivo se corrompe o alguien lo sobrescribe, puedes volver a como estaba la semana pasada.
- Conecta el disco externo.
- Abre Configuración y busca Copia de seguridad o Historial de archivos.
- Selecciona la unidad externa y actívalo.
- Entra en las opciones avanzadas y agrega las carpetas de tu lista. Por defecto no incluye todo lo que necesitas.
- Ajusta la frecuencia. Cada hora si el disco vive conectado; diaria si lo conectas a propósito.
Si tu equipo es de empresa y tiene una versión Pro, existe además la copia de imagen completa del sistema. Es útil para recuperar un equipo entero, pero no reemplaza esto: son cosas distintas.
Mac: Time Machine
Es más simple porque hace todo por defecto: respalda el disco completo y conserva versiones por horas, días y semanas mientras haya espacio.
- Conecta el disco externo. El sistema suele preguntarte si quieres usarlo para Time Machine; di que sí.
- Si no pregunta, ve a Ajustes del sistema y busca Time Machine, luego Añadir disco de copia.
- Déjalo con la configuración por defecto. No excluyas carpetas salvo que sepas por qué.
- La primera copia tarda horas. Las siguientes son rápidas porque solo copia lo que cambió.
El disco siempre conectado es media copiaUn disco externo que vive enchufado al computador comparte los riesgos del computador: si entra ransomware, cifra los dos; si hay una sobretensión, se van los dos; si se lo roban, se llevan los dos. Por eso la regla 3-2-1 pide una copia fuera del sitio. Deja el automático en el disco local y añade la nube, o desconecta el disco cuando termine la copia y guárdalo en otro lado.
La tercera copia, fuera del sitio
Aquí hay que distinguir dos cosas que la gente confunde. Un servicio de sincronización replica lo que haces, incluido el borrado: si borras un archivo, desaparece de todos lados. Un servicio de copia de seguridad guarda versiones y te deja volver atrás.
Los servicios de sincronización sí tienen papelera e historial de versiones, y eso ayuda, pero con ventanas de tiempo limitadas. Sirven como una de las tres copias, nunca como la única.
La prueba que casi nadie hace
Esto es lo único de este artículo que no es opcional. Agenda un recordatorio trimestral y haz exactamente esto:
- Escoge tres o cuatro archivos al azar, de fechas distintas.
- Restáuralos a una carpeta temporal, no encima de los originales.
- Ábrelos. Que abran bien, no solo que exista el archivo.
- Verifica que la base de datos de tu software contable esté en la copia. Este es el que más veces falta.
Por qué el trimestrePorque si algo se rompió, quieres descubrirlo un martes tranquilo y no el día que se te dañó el disco. Tres meses es corto para que el daño sea manejable y largo para que no te canses de hacerlo.
Herramientas gratis para esto
- Calcular hash: compara la huella del archivo original con la de la copia: si coinciden, la copia es idéntica.
Preguntas frecuentes
¿Sirve cualquier disco externo?
Sí, pero dedícalo solo a copias y que tenga al menos el doble de capacidad que los datos que respaldas: las versiones anteriores ocupan espacio y son justo lo que te salva. Un disco que también usas para llevar archivos de un lado a otro acaba lleno y desconfigurado.
¿Los respaldos automáticos ralentizan el computador?
La primera copia sí se nota porque es completa. Las siguientes son incrementales y pasan desapercibidas. Si el equipo va lento en general, el problema es otro y se diagnostica aparte.
¿Y si mi información está en la nube desde el principio?
Sigue necesitando respaldo. Un borrado por error, una cuenta comprometida o un error de sincronización afectan a la nube igual que a un disco. Muchos servicios permiten descargar una copia local completa: programa esa descarga cada cierto tiempo.
¿Cada cuánto debería respaldar?
Pregúntatelo al revés: ¿cuánto trabajo estás dispuesto a rehacer? Si la respuesta es «un día», respalda diario. Si es «una hora», que corra cada hora. Esa es toda la fórmula.
La conclusión, sin rodeos
Quince minutos para activar la herramienta que ya tienes, un disco dedicado, una copia fuera del sitio y un recordatorio trimestral para probar que funciona. No necesitas nada más, y con eso dejas de estar a un accidente de perder años de trabajo.
¿No sabes dónde guarda sus datos tu programa contable?
Escríbeme y lo ubicamos, que es justo el archivo que más veces se queda fuera de la copia. Respondo personalmente.
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