Cuando aparece una obligación nueva de la DIAN, el reflejo en una empresa pequeña es asumir que va a costar plata y tiempo. Esta vez el susto suele ser mayor que el trabajo real, siempre y cuando entiendas para qué existe el documento.
Qué es exactamente
El documento soporte de pago de nómina electrónica es el respaldo de los pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación laboral, de una relación legal o reglamentaria, y de las pensiones a cargo del empleador. Dicho de otro modo: es el equivalente de la factura, pero para lo que le pagas a tu gente.
Su razón de ser es que la DIAN pueda verificar los costos y deducciones que declaras por nómina. No cambia la liquidación, no cambia las prestaciones y no cambia lo que recibe el trabajador. Cambia que ese pago ahora queda transmitido electrónicamente.
Qué tiene que contener
La Resolución 000013 de 2021, en su artículo 5, fija los elementos que debe incluir el documento. Entre ellos: la denominación correcta, la identificación completa del obligado y del beneficiario del pago, el CUNE —el código único que identifica cada documento—, la numeración consecutiva, los valores devengados y deducidos, la forma de pago, la fecha y hora de generación, la firma digital y la identificación del software.
En la práctica no vas a armar eso a mano: lo genera el software. Lo que sí importa es que reconozcas esos nombres cuando el proveedor te los mencione, y que verifiques que tu herramienta los produce.
Aparece otra vez la firma digitalEntre los requisitos está la firma digital del documento. Es la misma pieza que necesitas para facturar electrónicamente, y una razón más para entender la diferencia entre firma electrónica y digital. Si ya facturas electrónicamente, probablemente esta parte ya está resuelta.
El plazo
La DIAN señala que quienes estén obligados tendrán un plazo de dos meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral, para surtir el proceso de habilitación y empezar a transmitir el documento y las notas de ajuste.
Confirma tu caso, no el generalSi eres una empresa que apenas va a contratar a su primera persona, ese plazo de dos meses corre desde tu primer pago de nómina, no desde una fecha del calendario. Y las condiciones de obligatoriedad dependen de tu situación particular. Verifícalo con tu contador y en el micrositio de facturación electrónica de la DIAN antes de asumir nada de lo que leas en internet, incluido este artículo.
Qué tienes que hacer, en orden
- Confirma con tu contador si estás obligado y desde cuándo corre tu plazo.
- Revisa si tu software de nómina ya lo genera. Si liquidas en una hoja de cálculo, este es el punto donde eso deja de ser viable.
- Verifica el certificado de firma digital. Si ya facturas electrónicamente, revisa si te sirve el mismo.
- Habilítate en el sistema de la DIAN y haz las pruebas que exija el proceso.
- Deja el paso dentro del cierre mensual, no como una tarea suelta que alguien recuerda. Lo que no está en el procedimiento, no se hace.
Qué NO cambia
| Preocupación frecuente | La realidad |
|---|---|
| «¿Me van a cobrar más impuestos?» | No es un impuesto. Es el soporte de un costo que ya declarabas. |
| «¿Cambia lo que recibe el empleado?» | No. La liquidación y el pago son los mismos. |
| «¿Reemplaza el desprendible de nómina?» | Son cosas distintas: el desprendible es para el trabajador; este documento es el soporte ante la DIAN. |
| «¿Tengo que cambiar de software contable?» | Solo si el tuyo no lo genera. Antes de cambiar, pregunta si lo van a incorporar. |
Preguntas frecuentes
¿Qué es el CUNE?
Es el código único que identifica cada documento soporte de nómina electrónica, y está entre los elementos que exige el artículo 5 de la Resolución 000013 de 2021. Lo genera el software; tú no lo calculas.
¿Sirve si liquido la nómina en Excel?
Puedes seguir liquidando donde quieras, pero el documento tiene que generarse con los requisitos técnicos, firmarse digitalmente y transmitirse. En la práctica eso significa un software que lo haga. Es el momento típico en que una empresa pequeña da el salto.
¿Y si me equivoco en un documento ya transmitido?
Para eso existen las notas de ajuste, que se mencionan junto con el documento en el proceso de transmisión. El procedimiento exacto lo resuelve tu software y tu contador.
¿Esto aplica a contratistas por prestación de servicios?
El documento soporta pagos derivados de una vinculación laboral o legal y reglamentaria, y pensiones a cargo del empleador. Los pagos a contratistas se soportan por otra vía. Es justo el tipo de distinción que conviene confirmar con tu contador y no deducir.
La conclusión, sin rodeos
Es un paso más en el cierre, no una reforma de tu nómina. Confirma tu obligación y tu plazo con el contador, verifica que tu software lo genere con los requisitos de la Resolución 000013 de 2021, y mete la transmisión dentro del procedimiento mensual.
Si al revisar descubres que tu software no lo hace, antes de cambiarte lee qué se lleva y qué se queda.
¿No sabes si tu software ya lo genera?
Cuéntame cuál usas y te ayudo a averiguarlo antes de que corra el plazo. Respondo personalmente.
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