La pregunta suele llegar mal planteada: «¿cuál es mejor, Drive o Dropbox?». La comparación útil no es entre marcas de nube, sino entre tres modelos distintos de guardar los archivos de una empresa, cada uno con un dueño distinto del problema cuando algo falla.
Los tres modelos
Empieza por lo que ya pagas
Si tienes correo profesional con tu dominio, tu suite ya incluye almacenamiento, permisos por usuario, historial de versiones y unidades compartidas del equipo. Antes de contratar nada, revisa cuánto espacio traes y cuánto estás usando de verdad.
Contratar un servicio aparte solo se justifica si aporta algo que el incluido no te da —una función concreta de tu flujo de trabajo, o clientes externos que ya trabajan ahí—. «Es que en Dropbox estoy acostumbrado» es una razón válida para una persona, no para una empresa que paga dos veces.
El error de las cuentas personalesLo más común en una pyme no es elegir mal el servicio: es que los archivos de la empresa estén repartidos en las cuentas personales de tres empleados. Cuando uno se va, se va con la carpeta. Eso no se arregla comprando más espacio: se arregla creando unidades compartidas que pertenezcan a la empresa y no a una persona.
Cuándo sí tiene sentido un NAS
Un NAS es un equipo con discos que vive en tu oficina y sirve archivos por la red local. Hay tres casos en los que gana claramente:
- Archivos muy pesados de uso diario. Video, planos, diseño, fotografía. Trabajar sobre la red local es mucho más rápido que sobre internet, y en Colombia la subida de muchos planes sigue siendo el cuello de botella.
- Volúmenes grandes y estables. A partir de cierta cantidad de terabytes, comprar discos sale mejor que alquilar espacio año tras año.
- Exigencia de que los datos no salgan. Un cliente, un contrato o una política interna que lo requiera.
Fuera de esos tres casos, un NAS suele ser una solución buscando un problema.
Lo que un NAS te trae de regalo
Responsabilidades. El equipo hay que actualizarlo, los discos se dañan y hay que reemplazarlos, el acceso desde fuera hay que configurarlo bien o te expones, y alguien tiene que vigilar que todo eso pase.
Dos aclaraciones que evitan desastresUn NAS con discos en espejo no es una copia de seguridad. Esa redundancia protege contra el fallo de un disco, no contra un borrado, un ransomware o un incendio: lo que borras se borra de los dos discos a la vez. Y un NAS expuesto a internet sin cuidado es una puerta abierta: es uno de los blancos favoritos del ransomware dirigido a empresas pequeñas.
Comparación directa
| Nube de tu suite | Nube aparte | NAS propio | |
|---|---|---|---|
| Costo | Ya incluido | Se suma | Inversión + mantenimiento |
| Quién lo mantiene | El proveedor | El proveedor | Tú |
| Archivos pesados | Depende de tu internet | Depende de tu internet | Muy rápido en la oficina |
| Trabajo remoto | Natural | Natural | Requiere configuración |
| Control de los datos | Del proveedor | Del proveedor | Tuyo |
| Riesgo principal | Cuentas personales sueltas | Pagar dos veces | Que nadie lo mantenga |
| ¿Es respaldo? | No | No | No |
La combinación que yo recomendaría
- Unidades compartidas en la nube de tu suite, que pertenezcan a la empresa, con permisos por carpeta.
- NAS solo si caes en uno de los tres casos. Si lo pones, que sea para el trabajo pesado, no para todo.
- Un respaldo de verdad encima de lo anterior, con versiones y fuera del sitio. Esto no es opcional y no lo cubre ninguno de los dos: la regla 3-2-1 explica por qué.
- Segundo factor en las cuentas que dan acceso a todo eso. Aquí está cuál poner en cada una.
Preguntas frecuentes
¿Drive, OneDrive o Dropbox? ¿Cuál es mejor?
El que venga con la suite que ya usas. Los tres hacen lo mismo en lo esencial, y la diferencia real se la come el costo de mantener dos sistemas en paralelo. Si tu empresa usa Google, usa Drive; si usa Microsoft, usa OneDrive y SharePoint.
¿El NAS me sirve como copia de seguridad de los computadores?
Sirve como una de las copias, y es un buen destino para las copias automáticas de los equipos. Pero está en el mismo edificio, así que no cubre incendio, robo ni ransomware que se propague por la red. Necesitas además una copia fuera del sitio.
¿Qué pasa si se me llena el espacio incluido?
Primero revisa qué lo está llenando: casi siempre son videos, instaladores y respaldos que alguien dejó ahí. Limpiar suele liberar más de lo que esperas. Si de verdad necesitas más, compara ampliar el plan contra el NAS, contando el mantenimiento del NAS.
¿Puedo usar los dos a la vez?
Sí, y es lo habitual cuando hay archivos pesados: el trabajo diario en la nube y el material pesado en el NAS. Lo que no debes hacer es tener la misma carpeta en los dos sin una regla clara de cuál manda, porque acabas con dos versiones distintas y nadie sabe cuál es la buena.
La conclusión, sin rodeos
Usa la nube que ya pagas, en unidades que pertenezcan a la empresa y no a las personas. Añade un NAS solo si tienes archivos pesados, volumen grande o una exigencia de mantener los datos en casa. Y no confundas ninguno de los dos con un respaldo.
¿Tus archivos están repartidos en cuentas personales?
Cuéntame cómo está hoy y te ayudo a ordenarlo sin perder nada por el camino. Respondo personalmente.
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